議事録（2010）の最近のブログ記事

○日　時：2010年3月22日（月）　21:00～25:00
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計6名（ログイン順・敬称略）
ゆきな、ふとまっきー（議長)、nago♪、HIROMUSHI、そういち、Leaf

○議題

1. 会議の運営方法について
(1)議題専用のトピックスを立てる件について
(2)文字チャット以外の会議運営について

2. 実行委員について
・広報委員について

3. 企画について
(1)企画案について
(2)企画担当について

4. その他

○決定事項
1. 会議の運営方法について
(1)議題専用のトピックスを立てる件について、オンライン会議内で決議できない議題については以下の項目によるルールを基本とし、掲示板・メーリングリストを利用して議決する事を決定。
　(ⅰ)議題専用トピックスはY's SNSコミュニティ「第4回大学祭実行委員」掲示板に作成。ただし、広く意見を求める場合はY's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」掲示板にトピックスを作成し、期限を明確にする
　(ⅱ)決議人数は、Y's SNSコミュニティ「第4回大学祭実行委員」参加者の半数以上で可決とする
　(ⅲ)決議はY's SNSコミュニティ「第4回大学祭実行委員」にて行う
　(ⅳ)掲示板・メーリングリストで決議された案件はオンライン会議にて報告の上、議事録に必ず記載する
　(ⅴ)Y's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」にて意見を求めた案件は、決議後にY's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」へ報告を行う
　(ⅵ)議題専用トピックスの案件について、決議はメーリングリストや掲示板のみに限らず、必要に応じて会議でも行う
　(ⅶ)基本的に実行委員長がトピックスを作成。委員長が作成できない事情が生じた場合、副委員長または実行委員が代行する

(2) 文字チャット以外の会議運営については、様々な意見・可能性があるので、Y's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」（以下、「お膳立て隊コミュ」とする）等で広く意見を求めていく。その意見を踏まえ、委員会活動の実験的な意味合いも含めてチャレンジしていく。

2. 実行委員について
・広報委員について、はち氏の立候補の意思、承諾をいただき「ブログ・ヒューマンeラーニング」担当就任を賛成多数で決定。その他の媒体（ウェブサイト・SNS・eLy）担当は引き続き募集する。

3. 企画について
・一部の企画について、日程の案をいただいた。
・大学祭のライブ日程については、Y's SNSコミュニティ「第4回大学祭実行委員」（以下、「第4回実行委員コミュ」とする）掲示板で意見を求める。

4. その他
・実行委員名簿について、各自確認の上、ゆきな氏に整えていただき大学に提出する。
・第4回大学祭実行委員のメーリングリストについて、ゆきな氏から第4回実行委員コミュ掲示板にトピックスを立てて説明していただく。

○意見交換
1. 会議の運営方法について
(1)議題専用のトピックスを立てる件について
・オンライン会議以外でも第4回実行委員コミュやお膳立て隊コミュで議決したり意見を求めたりするのは賛成。流れが滞っている時は意見を頂きたい。

(2)文字チャット以外の会議運営について
　スカイプでの使い勝手を試すために行った音声（チャット併用）テストにおいて、以下のような意見が出た。
・会議が夜に行われるので音声のみは厳しい
・家庭の音が入ってしまって音声会議には向かない
・議長の立場では音声だと進行しやすいのでは
・（こちらの音を聞かれたくない場合は）ミュートに設定して音声を聞きながらチャットで返事する事も可能では
・書記がかいつまんで音声の発言を文字に残す事はできないか
・スカイプの設定についてはパソコンがあまり得意じゃない方々にとっては『単に会議室に入室してチャット』よりは少し敷居が高いのでは？という問題も考えなくてはならない

3. 企画について
(1)企画案について
・一部の企画について日程の案をいただいた事を踏まえ、他のライブ日程候補日もだいたい決めたほうがいいのではないか。

(2)企画担当について
・今回、企画担当については進捗が無かった。

○次回以降持ち越し
・文字チャット以外の会議運営について
・広報担当(ウェブサイト・SNS・eLy)について
・企画案について
・音楽工房の企画担当について
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【雑感】
　仕事の異動もあり、情けない話ですが日々忙しくて軽く混乱状態です。議事録をまとめながら思ったのは、今回の会議内容は今後の会議運営を方向づける大きなターニングポイントになったという事でしょうか。オンラインでの会議の難しさを感じています。
　先日、大学祭実行委員の名簿を大学側に提出いたしました。
　卒業式があり、式後の懇談会の席でもお話させていただきましたが、地域が離れている学生どうしがいかに大学祭を作り上げていくか、たいへんな面ばかりでなく、それが宝になる日がきっとくる、と信じて前に進んでいく所存です。
　恐らく史上最も頼りない？委員長ではないかと思っておりますが、周りの方々にご協力いただきながら形にしていきたいと思います。ご支援のほど、よろしくお願いいたします。
文責：ふとまっきー φ(。。）

○日　時：2010年3月13日（土）　22:00～24:30
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計8名（ログイン順・敬称略）
そういち、ふとまっきー（議長)、.ゅ、めまい、nago♪、ゆきな、HIROMUSHI、Leaf

○議題
1.会議の運営方法について
(1)文字チャット会議室について
(2)文字チャット以外の会議運営について

2.企画について
(1)企画案について
(2)企画担当について
(3)企画担当の役割について

3.その他　

○決定事項
1.会議の運営方法について
(1)文字チャット会議室については、新しい会議室を設ける事とする。
　新たなチャットルームについては、委員長と副委員長で探す。現在の会議室は、3月いっぱいで使用を終える事とする。

2.企画について
(3)企画担当の役割については第8回会議イベントトピックスで意見を交わすこととする。

3.その他
・大学へ提出する執行委員の名簿は、委員長・副委員長・会計・会計監査の4名とする。
・そういち氏が作成した｢サイト制作担当募集｣トピックをY's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」にたてる。

○意見交換
1.(1)文字チャット会議室について(2)文字チャット以外の会議運営について
・新たな会議室の条件は、ログが取れること、パスワード制であること。(現在の会議室はオープンとなっていて、URLを知っていれば誰でも入れることができるため)
・見つからなかった場合には、スカイプのチャットを利用すればよいのではないか。スカイプであれば、文字チャットもできるし、音声と併用することもできる。音声とチャットを併用する場合、議長は音声を使うことで会議を進めやすくなる。

2.(2)企画担当について(3)企画担当の役割について
・参加者(団体含む)は、実行委員会とのやり取りというより、委員個人とのやり取りだけで参加できるほうが参加しやすいのではないか。
・規約に照らし合わせてどうとか、去年どうだったとか、そういう判断は参加者はなかなか出来ないので、それをコーディネーターが代わりにやる。
・参加者は企画内容を煮詰めるのにコーディネーターと相談できる。
・ライブなら、参加者は希望時間をコーディネーターに伝えて、それを元にコーディネーターが実行委員会の会議で議題に出すなりして調整する。
・展示なら、参加者は主にコーディネーターと内容や日程の連絡を取り合い、コーディネーターが実行委員会内で報告や調整をする。
・発表にお金がかかる場合、お金を出せる出せないかの判断や大学との確認、参加者ごとの会計報告がある場合は、参加者が作ったものの内容確認等、一緒にやるなり、相談に乗るなりする。
・企画内容については立案者の意向を最優先し、それを実現可能なものとする手立てを講じる。

3.その他
・広報は、学生に向けてなのか、外部に向けてなのか？
→基本的に八洲学園大学祭は学生向けの広報が中心であるが、ブログは外部にも向けたものなので、両方の役割がある。
・執行部について、第1回～3回までは広報の負担を減らすために、広報を入れていなかったが、やはり大切な役割を担っているので、名前を連ねるのも一案ではないか。
しかし、実行委員会規約では広報は入っていないので、入れるとなれば、規約改正をしないといけないため、規約改正は大変なので、4名で提出する方がよい。

・次回会議の日程は3月22日(月)21時～(予定)とする。

○次回以降持ち越し
・文字チャット以外の会議運営について
・広報担当について
・企画案について
・音楽工房の企画担当について
・議題専用のトピックスを立てる件について

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【雑感】
　今回はアクシデントがあり、あまり議題が進まず残念でした。トラブルにそなえる必要がありますね。
広報担当はまだですが、執行委員の4名が決まり、名簿を作成して大学へ提出すれば、いよいよ第4回実行委員会のスタートですね。
もう少し実行委員の人数が増えるといいのですが、今のメンバーでできることを進めていきましょう。　

文責：そういち

○日　時：2010年3月5日（金）　21:00～24:00
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計7名（ログイン順・敬称略）
ふとまっきー（議長)、めまい、.ゅ、nago♪、ゆきな、そういち、HIROMUSHI

○議題
1）企画案・企画担当について
2）その他

○決定事項
1）企画案・企画担当について
・Y's SNSコミュニティ「音楽工房」（以下、「音楽工房」）のライブ企画については、賛成多数で1時限分（もしくは60分）の枠で認める。
　ただし、企画内容についてはまだ概要のみなので、詳細が決まり次第、会議等に諮る。
・他の企画については引き続き自薦他薦により募集する。
・「音楽工房」の企画コーディネーターは次回会議に持ち越し。

2）その他
・監査職についてはHIROMUSHI氏の立候補があり、賛成多数で可決する。

○意見交換
1）企画案・企画担当について
・他にも企画持ち込み及び担当希望の話が挙がっている。企画を実現できるよう話を進めていきたい。
・企画で具体化の希望があったものについては、会議に諮っていただく。
・実行委員がコーディネーターに就くという意見もあるが、企画担当におけるコーディネーターの役割とは？
・（上記について）個人的な意見としてだが、企画側と連携していく場合、実行委員がコーディネーターとして企画の主担当とのパイプ役や大学側とのやりとりを行う。
・第3回大学祭までは、企画担当＝コーディネーターだった。
・全ての企画にコーディネーターをつけるのか？
・実行委員が企画担当を兼ねても、そのほうがスムーズに運営できる場合は良いのではないか。
・コミュニティ・個人で企画を考えていただく場合、大学祭実行委員とのパイプをどうやって持つかという「関わり方、そのありかた」を検討する必要がある。
・企画を考えていただく方々が実行委員に気軽に声をかけやすい環境づくりについても考慮。
・企画に関して、自分が関われるかどうは別にして「こんなものが見てみたい」と思う人がいるのでは？フォーマットを作ってアンケート形式で公募し、企画推進に関わりたいかどうかを含め多くの選択肢を設けていくのがいいのではないか。

2）その他
・会議室について、第4回の実行委員で管理すべきではないか。現在の会議室を使い文字チャット会議を続けていくのか、スカイプ等を利用するのか。スカイプは登録が必要など少し敷居が高いが、ファイル等のやりとり、音声による会議などメリットもある。
・議題が多すぎるので、会議時間の短縮ひいては効率化や広く意見を求めるため、お膳立て隊掲示板を活用してはどうか。具体的には議題専用のトピックスを掲示板に掲げ、意見を求める。掲示板での決議方法も検討する。
・次回会議の日程は3月13日（土）22時～予定とする。

○次回以降持ち越し
・広報担当について
・企画案・企画担当について

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【雑感】
　大学祭の企画が少しずつ集まってきていますが、正直言って「どこに目的地を設定し、どうフライトし、どう着地していくべきなのか」試行錯誤の中で悩めるところです。が、今は一歩一歩確かめながら走る事が大事なのだと思います。
「やりたい企画がある、しかし発表できる場が無い」という方々に、大学祭に「どうすれば関わっていただけるのか」という事を考えなければなりません。
　また、「掲示板等を活用し意見を広く求める」事の重要性をひしひし感じています。

学びの発表の場としてぜひ大学祭に参加してみませんか？

文責：ふとまっきー φ(。。)

○日　時：2010年2月28日（日）　21:00～24:00
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計10名（ログイン順・敬称略）
ふとまっきー（議長)、そういち、くー、めまい、ゅ、ゆきな、nago♪、はち、つだっち、ふろしき

○議題
1）第4回大学祭実行委員会の会議の運営方法について
2）執行部の広報・監査など決まっていない役職について
3）企画案・企画担当について
4）その他

○決定事項
2）執行部の広報・監査など決まっていない役職について
・候補者は挙がったが採決には至らなかったため、引き続き自薦他薦により募集する。

3）企画案・企画担当について
・ゆきな氏より「紙芝居に関するライブ企画」の提案があった。講師および企画担当は、ふろしき氏。企画コーディネーターはゆきな氏。企画詳細・日程については、担当とコーディネーター間で話し合い会議で確認や報告を行う。企画、担当、コーディネーターについて採決を行い、それぞれ承認された。
・その他の企画案・企画担当については、引き続き募集する。

○意見交換
1）第4回大学祭実行委員会の会議の運営方法について
・チャットによる会議の利点は、ログが見やすい、記録が残る、途中参加でも話の流れをたどることができる等である。難点としては、文字による意思疎通の限界、会議時間が長くなる等である。
・スカイプ（音声）による会議の利点は、会議時間の短縮等である。難点は、記録を残しにくい、話すのが苦手な人は発言しにくい、ソフトをセットアップする手間がかかる等である。これらの利点・難点はあくまでも推測の域であり、一度試験運用を行う方向で動いてみたい。
・すべての議題を会議で審議するのではなく、議題によってはY's SNSコミュニティの掲示板やメーリングリストを利用してすすめていったり、短時間の突発的な会議を行うのも一案であろう。

4）その他
・企画について：今まで実施してきた企画は、立案・実施する担当者とコーディネーター役の両方を実行委員が兼務する形で運営してきた。しかし企画のすべてを担う形では、現在の実行委員の人数では負担が大きすぎる。今後は、企画とコーディネーターの担当は別々であるのが理想であろう。ただ、兼務の方がスムーズにいく場合も考えられる。Y's SNSコミュニティと連携した企画は歓迎したい。
・次回会議の日程は未定。新委員長がイベントトピックを立てる。

○次回以降持ち越し
・会計監査および広報担当について
・企画案・企画担当について
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【雑感】
　第3回執行部からの引き継ぎが徐々に始まっています。第4回執行部のメンバーはまだ全員決まっていませんが、ようやく、第4回大学祭実施に向けて動き出せそうなところまで辿りつくことができました。
　しかし、現実はキビシイ。現在は、昨年度よりさらに実行委員として活動してくださる方々が少ない状況です。在学生・卒業生のみなさま、思い切って大学祭に関わってみませんか？楽しみながら、一緒にスキルアップしましょう！

文責：ゆきな

○日　時：2010年2月19日（金）　22:00～25:00
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計9名（ログイン順・敬称略）
nago♪、ゅ、Leaf、めまい（前半議長）、ゆきな、はち、ふとまっきー（後半議長）、そういち、くー

○議題
1）第4回大学祭執行部について
2）その他

○決定事項
1）第4回大学祭執行部について
・Y's SNSコミュニティ「大学祭お膳立て隊」にて事前に「第4回大学祭執行部募集」トピックをたて立候補者を募ったところ、3名より立候補があった。各役割について採決を行い、以下の通り承認された。
・実行委員長は、ふとまっきー氏とする。
・副委員長は、そういち氏とする。
・会計は、ゆきな氏とする。
（立候補した時点では会計監査であったが会議の中で役割変更の発言があり再立候補し承認された）
・会計監査および広報担当は、会議時間内に立候補者（自薦他薦とも）がいなかったため次回会議に持ち越し。

2）その他
・第4回大学祭における会議開催の形態について、（1）引き続きチャットを利用する、（2）スカイプ（音声）を利用する、（3）リアルタイムの会議はやらず掲示板かML(メーリングリスト）を利用する等を検討したほうがよいのではないか。また各形態の有効性を図るには、試験的実施が必要であろう。
・委員長・副委員長・会計が地方在住者であるため、大学へ直接赴き、書類手続き等メールや電話では対応できない用事を行うことのできる実行委員が必要。
・はち氏より企画の担当の申し出があった。企画概要は次回会議に持ち越し。
・賛助会員を活用し、助言や協力を積極的にいただきたい。
・次回会議は、2月26日（金）22：00～（予定）。新委員長がイベントトピックを立てる。

○次回以降持ち越し
・会計監査および広報担当について
・第4回大学祭における会議開催の形態について
・企画について
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【雑感】
　第4回大学祭執行部3名が決まりました。3名とも地方在住者です。かなり実験的な人選かもしれません。でも、「大学祭は横浜に行けないから参加できない」という誤解を消し去るチャンスでもあると思います。距離的ハンデをどのように埋めて大学側と交渉し運営していくか。これが今回の成功のカギとなるでしょう。大学祭における新しい挑戦が、また始まります。

文責：ゆきな

○日　時：2010年2月4日（木）　22:00～23:20
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計8名（ログイン順・敬称略）
そういち、めまい、.ゅ、ゆきな、はち（議長）、nago♪、HIROMUSHI、ふとまっきー

○議題
1. 年間スケジュールについて
2. 新規実行委員の募集について

○意見交換
1. 年間スケジュールについて
（資料：「ザックリな年間予定表」を.ゅ氏より実行委員へメール添付）
第3回大学祭をベースに作成。実行委員は各自確認等すること

2. 新規実行委員の募集について
・Y's SNSのコミュニティ「大学祭お膳立て隊」に立てた、第4回大学祭実行委員募集トピック（2月末まで）への反応が少ない→立候補トピックを立て（担当：めまい氏）、「お膳立て隊」の皆さんに見てもらえるよう、声かけを行う（担当：nago♪氏）
・実行委員各自、草の根で声かけを行う
・次の会議で、役員決めをしたい。

○報告
・1月29日に、めまい氏が切手回収を行った
回収基準に合わない切手も含まれていた件について、おいおい検討したい
・第3回大学祭の精算作業がすべて終了した
・第3回での千葉ライブの動画は、画像、音声等のかねあいにより
Youtubeへの投稿などは現時点では予定していない旨、学生支援
センターより連絡を受けた
・次の会議は2月19日（金）22時からとする

以上

【雑感】
今回はHIROMUSHIさんが参加してくださいました。とても嬉しく思います。
試験期であり、年度末ということもあって、誰もが忙しい中、少しでも
集まって話を進めることができてよかったと思います。
新規参加の方も、話についていけるようにしていくことも課題かな・・・。

文責：nago♪

○日　時：2010年1月26日（火）　22:00～24:00
○場　所：大学祭お膳立て隊チャットルーム
○出席者：計7名（ログイン順・敬称略）
めまい、ゅ、はち（旧姓：Tabasa）、そういち、nago♪、ふとまっきー、くー

○議題
・第3回の会計報告について
・第4回の役割について
・アンケートの報告について
・その他

○会計報告について
・会計については大学の承認も降り、現在大石先生が全額を預かっている
・27日にnago♪氏が大学で大石先生と会い、現金を授受後各位に振り込む予定
・会計報告は、会計と会計監査の署名を入れてブログへアップすることとする
・無用な混乱を避けるため、また次年度以降へも配慮し、ブログアップはハンドル表記とする
・ブログアップの期日は金曜日（29日）目安とする
・学長の意見に沿って、会計報告はブログへのアップを以って完了とする

○アンケートの報告について
・読みやすい分量に小分けしてブログアップしたい
・一旦掲載内容を各位で揉んで、然るのちにアップするよう心掛けたい
・アンケートに対する分析、意見等は第3回実行委員会の総意と解る表記を行う

○その他
・第4回の役割については、今回は特に進展なし
・切手収集中間報告については現在未確認
・めまい氏が個人的に掲載中の大学祭反省覚書もブログへ掲載したい
・第4回実行委員募集の声掛けを第3回実行委員は心掛ける
・サイト担当として意欲を示していたLeaf氏の容体が気づかわれるが、当面の間そういち氏が代わってサイトの構想等を進めることとする
・現在試験的に資料置場として使用中のwindowsLiveとgoogleグループは、継続して使用感等を確認する
・他にtwitter、skype等、第4回運営を効率良くするため試験的に使用中なので、各自で使用感等を確認する
・次回開催は2月4日（木）22時からとする
・その他多数の話題（雑談等）については割愛

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

【感想】
はちべぃの語録が少なかったのがさびしかったです。
まだ正式な話し合いということではないため、出席者のハンドル表記は幾らか自由ですけど、動き出したら1年間通して下さいね。ハンドルを変更するのなら、今のうちにお願いしますね。

文責：ゅ